خدمات تطوير إدارة الموارد البشرية لـ كويك ليز
الموارد البشرية، الأجهزة المحمولة والتأجير أتمتة الحضور والرواتب
نظرة عامة على كويك ليز
كويك ليز هي شركة لتأجير السيارات مقرها الإمارات العربية المتحدة. لديها سائقين ومنسقي أساطيل ومشرفين على العمليات وفرق مبيعات وموظفين إداريين. يعمل الموظفون بنظام الورديات، في عدد من المواقع، وفي عطلات نهاية الأسبوع والأعياد الرسمية، وبالتالي فإن إدارة القوى العاملة مهمة جداً.
مع توسع الشركة، لم يعد بإمكان إدارة الموارد البشرية اليدوية الحفاظ على هذا الوضع. كانت الأوراق أو جداول البيانات تُستخدم لتتبع الحضور والرواتب والإجازات والمكافآت. أدى ذلك إلى وجود تباين بين نشاط السائقين وسجلات الموارد البشرية.
احتاجت كويك ليز إلى نظام إدارة موارد بشرية مركزي قائم على ورديات العمل يساعد في النمو والامتثال والكفاءة في العمليات بما يتماشى مع سوق التأجير والتنقل في الإمارات العربية المتحدة.
التحديات التي واجهتنا
لم يكن هناك اي تناسق في تتبع الحضور. تسببت الورديات في حدوث أخطاء؛ العمل خلال أيام العطلات والأعياد. لم يكن من الممكن عكس ساعات العمل الفعلية بدقة في السجلات وجداول البيانات، مما أدى إلى مشاكل في المرتبات وعدم رضا الموظفين.
كانت كشوف المرتبات معقدة للغاية. كان لدى السائقين والموظفين عناصر متغيرة في الرواتب، مثل العمل الإضافي، وبدلات الورديات، والغرامات، والإجازات غير المدفوعة، والحوافز. كانت الحسابات تتم يدوياً، مما كان يستغرق وقت طويل ويؤدي إلى أخطاء. كان قانون العمل في الإمارات العربية المتحدة يتطلب حساب المكافآت والتسوية النهائية بدقة، مما زاد من تعقيد العملية.
الحل من كويك ديجيتالز
قام نظام إدارة الموارد البشرية (HRMS) بدمج سجلات الموظفين، والحضور على أساس الورديات، وأتمتة كشوف المرتبات، وسير عمل الإجازات، والامتثال لقوانين الإمارات العربية المتحدة في منصة واحدة. كان لدى السائقين والموظفين قواعد حضور دقيقة تتبع العمل الإضافي والتأخير في الوصول والمغادرة المبكرة والعمل في أيام العطلات الرسمية.
تمت معالجة الرواتب الشهرية من خلال أتمتة كشوف الرواتب، والتي شملت البدلات والعمل الإضافي والخصومات والإجازات غير المدفوعة والعقوبات والمكافآت. تم حساب مكافآت نهاية الخدمة بالكامل ووفقاً لقوانين الإمارات العربية المتحدة.
مكنت بوابة الخدمة الذاتية الموظفين من الاطلاع على سجلات حضورهم، والوصول إلى كشوف رواتبهم، والحصول على إجازات، والوصول إلى سجلات الموارد البشرية، مما أدى إلى تقليل تدخل الموارد البشرية بشكل جذري.
تم تطوير نظام إدارة الموارد البشرية بهيكل آمن ومجهز يضمن حماية البيانات والتحسين المستقبلي وقابلية التوسع.
النتيجة قبل وبعد نظام إدارة الموارد البشرية
| المقياس | قبل | بعد |
|---|---|---|
| وقت الموافقة على الإجازة | 1-3 أيام | في الوقت الفعلي |
| توافر كشوف الرواتب | يدوي / عند الطلب | خدمة ذاتية فورية |
| دقة حساب المكافآت | يدوي وعرضة للأخطاء | آلي بالكامل ودقيق |
| الاعتماد على الموارد البشرية في الاستفسارات | عالي جداً | منخفض |
| وقت معالجة نهاية الخدمة | 5-7 أيام | 1-2 أيام |
| مركزية البيانات | أنظمة مجزأة | منصة واحدة موحدة |
الاستراتيجية
يتم الاحتفاظ بجميع بيانات الموظفين وحضور السائقين وسجلات الرواتب ووثائق الموارد البشرية في نظام إدارة الموارد البشرية واحد، مما يلغي الحاجة إلى أنظمة متفرقة.
يتتبع النظام بدقة ورديات السائقين وساعات العمل الإضافية والعمل في عطلات نهاية الأسبوع والأعياد الرسمية والتأخير والمغادرة المبكرة، مما يضمن حساب الرواتب بشكل عادل.
تضمن أتمتة الرواتب القائمة على القواعد دقة الرواتب وساعات العمل الإضافية والخصومات والمكافآت والتسويات النهائية بما يتوافق مع لوائح العمل في الإمارات.
يمكن لموظفي كويك ليز الوصول بشكل آمن إلى معلومات الموارد البشرية بشكل مستقل، مما يحسن الشفافية والثقة مع تقليل عبء العمل على الموارد البشرية.
ضمنت الاختبارات المكثفة باستخدام جداول السائقين الحقيقية وسير عمل التأجير الدقة والموثوقية والتبني السلس.
النتائج
قدم نظام إدارة الموارد البشرية من كويك ديجيتالز نتائج لا تقدر بثمن لشركة كويك ليز:
- انخفاض بنسبة تزيد عن 50 في المائة في وقت معالجة كشوف المرتبات.
- انخفاض أخطاء كشوف المرتبات والتسويات إلى ما يقرب من الصفر.
- زيادة أتمتة عملية الموارد البشرية.
- تتبع أكثر دقة للحضور والإجازات.
- زيادة ثقة الموظفين في إجراءات الموارد البشرية.
- الامتثال الجيد والاستعداد للتدقيق.
تم استبدال عمليات الموارد البشرية اليدوية بنظام منظم وقابل للتطوير ومجهز لتكنولوجيا المعلومات.
التأثير النهائي لتطوير نظام إدارة الموارد البشرية
طورت كويك ديجيتالز نظام إدارة الموارد البشرية لشركة كويك ليز، مما جعل الموارد البشرية عملية قابلة للتطوير وقائمة على البيانات. يقبل النظام أنماط العمل الجديدة، ويسهل العمل الجماعي في المشاريع، ويشجع على النمو المستمر.
وفرت منصة الموارد البشرية سير عمل آلي بالكامل، ووصول مفتوح، وضوابط يمكن التنبؤ بها. كل ذلك مكن كويك ليز من الحصول على منصة موارد بشرية جاهزة للمستقبل ستتوسع مع تزايد عدد العملاء والموظفين.
